Używamy informacji zapisanych za pomocą plików cookies m.in. w celach reklamowych i statystycznych oraz w celu dostosowania naszych serwisów do indywidualnych potrzeb użytkowników.
Korzystanie z naszych serwisów internetowych bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia.
x
Program ocen zgodności
Program auditów zgodności
Rejestr niezgodności
Aby móc zarządzać programem ocen zgodności, musisz być zalogowany oraz mieć wykupiony Pakiet OPTIMA.


OPIS FUNKCJONALNOŚCI:

Zostań Menedżerem zgodności w swojej Organizacji!

Stwórz roczny program ocen zgodności w Twojej Organizacji oraz monitoruj ich wykonywanie.

Menedżer zgodności oraz powołani przez niego Oficerowie zgodności mogą w prosty sposób zaplanować wykonywanie ocen zgodności. Wystarczy, że klikną w zielony przycisk Dodaj, widoczny tylko przez nich pod tabelką z Programem ocen zgodności na dany rok.

Otworzy się wówczas okno dodawania nowej oceny zgodności. W oknie tym należy wskazać:

  • zakres obszaru, który ma podlegać ocenie,

  • użytkownika odpowiedzialnego za jej wykonanie,

  • termin wykonania oceny.

Zakres obszaru tworzy się spośród zdefiniowanych wcześniej obiektów i aspektów. Można zaplanować kompleksową ocenę zgodności dotyczącą całej Organizacji lub poszczególnych obiektów. Podobnie jest z zakresem merytorycznym – można oceniać poszczególne aspekty lub całość oddziaływania danego obiektu. Program wyświetli listę użytkowników, którzy mogą ocenić wybrany zakres obszaru zgodnie z uprawnieniami przyznanymi im w Dziale Organizacja – Zespół zgodności.

Po dodaniu oceny zgodności pojawia się ona w Programie ocen na dany rok. Program automatycznie tworzy formularz oceny zgodności, który może otworzyć i wypełnić użytkownik odpowiedzialny za jej wykonanie.

Wypełnienie formularza jest proste i intuicyjne. Każde wymaganie prawne lub wymaganie własne z danego zakresu obszaru stanowi osobny wiersz formularza. Dla każdego wymagania należy kliknąć jedno z pól:

  • Z - zgodność,

  • N – niezgodność,

  • RN – ryzyko niezgodności.

Ponadto należy uzasadnić swój wybór, wypełniając pole „Opis”. Można dodatkowo wypełnić pole „Dowody/uwagi”.

Każde wymaganie w formularzu oceny zgodności jest podlinkowane – kliknięcie w jego nazwę spowoduje otwarcie danego wymagania prawnego lub wymagania własnego w osobnym oknie przeglądarki internetowej. Dzięki temu użytkownik wykonujący ocenę może szybko zapoznać się z opisem oraz brzmieniem przepisów prawnych, regulujących dane zagadnienie. Pomocnym narzędziem mogą być „Pytania kontrolne” zawarte w opisach wymagań prawnych.

W przypadku zaznaczenia N (niezgodność) lub RN (ryzyko niezgodności) należy wypełnić dodatkowo kartę niezgodności, klikając w przycisk „Dodaj”, który pojawi się w ostatniej kolumnie formularza.

Aby zapisać wyniki oceny należy kliknąć „Zapisz” na dole formularza. Po wypełnieniu wszystkich wierszy należy kliknąć „Zakończ”. Formularze ze statusem „Zakończony” podlegają sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez Menedżera zgodności i/lub Oficera zgodności.
DODAWANIE NOWEJ OCENY ZGODNOŚCI

  1. Wejdź w „Ocena zgodności – Program ocen zgodności" na górnej belce.

  2. Wybierz rok, dla którego chcesz dodać nową ocenę zgodności, a następnie kliknij przycisk „Dodaj" pod tabelką.

  3. W oknie „Dodaj program" wybierz kolejno: rodzaj obszaru, obszar oraz zakres obszaru, a następnie osobę odpowiedzialną oraz termin (od do) wykonania oceny zgodności.

  4. Kliknij przycisk „Zapisz", aby zakończyć dodawanie nowej oceny zgodności.

  5. Kliknij „OK" w komunikacie „Pomyślnie dodano pozycję oceny zgodności".

WYPEŁNIANIE FORMULARZA OCENY ZGODNOŚCI

  1. W „Programie ocen zgodności" wybierz rok oraz sprawdź, czy jesteś wymieniony w kolumnie „Odpowiedzialny".

  2. W przypadku nadejścia terminu wykonania oceny zgodności kliknij symbol formularza przy twojej ocenie zgodności.

  3. Wypełniaj poszczególne pozycje formularza oceny zgodności zgodnie z zamieszczoną instrukcją.

  4. W przypadku trudności w ocenie danego wymagania kliknij w jego nazwę - otworzy się ono wówczas w nowym oknie przeglądarki internetowej.

  5. W przypadku zaznaczenia niezgodności (N) lub ryzyka niezgodności (RN) przy danym wymaganiu w ostatniej kolumnie pojawi się przycisk „Dodaj" -- kliknij w niego, aby dodać kartę niezgodności.

  6. Wypełnij pole „Przyczyny niezgodności" oraz dodaj minimum jedno działanie (naprawcze, korygujące lub zapobiegawcze), określając jego nazwę, osobę odpowiedzialną oraz termin. Kliknij przycisk „Zapisz" w celu dodania karty niezgodności.

  7. W razie konieczności przerwania wypełniania formularza oceny zgodności, kliknij przycisk „Zapisz" na dole formularza, aby nie utracić wprowadzonych danych.

  8. Po wypełnieniu wszystkich pozycji formularza oceny zgodności oraz wszystkich kart niezgodności kliknij przycisk „Zapisz", a następnie przycisk „Zakończ".".