Proces identyfikacji wymagań
Wymagania normy ISO PN-EN 14001
Realizacja procesu identyfikacji wymagań poprzez portal wymagania-prawne.pl pozwoli na spełnienie wymagań punktu 4.3.2 „Wymagania prawne i inne” normy PN-EN ISO 14001:2005.
Cele procesu
Głównym celem procesu jest identyfikacja wymagań prawnych, zawartych w powszechnie obowiązujących aktach prawnych, przeprowadzona samodzielnie przez użytkownika i dotycząca wymagań jego organizacji.
Drugim ważnym celem procesu jest zapewnienie organizacji dostępu do wymagań prawnych i innych wraz z określeniem, jak te wymagania stosują się do aspektów organizacji.
Dodanie wymagań prawnych i innych do Mojej listy umożliwi pełnienie stałego nadzoru nad zmianami tych wymagań oraz uwzględnianie ich przy ustanawianiu, wdrażaniu i utrzymywaniu systemu zarządzania środowiskowego w organizacji.
Odpowiedzialność
Wszystkie kroki w procesie identyfikacji wymagań wykonuje Administrator – czyli użytkownik główny, z którego konta został wykupiony pakiet. Dane użytkownika głównego można zmienić w ramach zarządzania użytkownikami.
Postępowanie
Administrator może dodawać wymagania prawne do Mojej listy, korzystając z jednej z dwóch dróg, pokazanych na poniższym algorytmie:
- osobne wprowadzenie do portalu aspektów oraz obiektów w module Administracja, a następnie dodawanie do nich poszczególnych wymagań prawnych poprzez moduł Identyfikacja,
- jednoczesne wprowadzenie aspektów wraz z obiektami oraz wymaganiami prawnymi poprzez moduł Multikreator.
Z obu powyższych dróg można korzystać zamiennie. W najbardziej uproszczonej wersji można dodać wymagania prawne do Mojej listy bez wiązania ich z aspektami i obiektami klienta, korzystając z przycisku „Dodaj do mojej listy”, który wyświetla się przy każdym wymaganiu prawnym w module Identyfikacja. Wówczas powiązanie wymagań prawnych z aspektami i obiektami może być wykonane w późniejszym czasie za pomocą przycisku „Edytuj na mojej liście”, który wyświetla się przy każdym dodanym wymaganiu prawnym. Każde wymaganie prawne można również usunąć z Mojej listy.
W ramach procesu identyfikacji wymagań można również dodać wymagania własne oraz innych użytkowników, którzy powinni mieć dostęp do portalu:
- wymaganiami własnymi mogą być np. posiadane przez organizację decyzje i pozwolenia środowiskowe, akty prawa miejscowego lub wymagania inne (np. korporacyjne),
- dodając nowego użytkownika należy m.in. wybrać dla niego jedną z ról (pracownik, auditor, Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania), dzięki czemu możliwy jest późniejszy podział zadań między użytkownikami w procesie oceny zgodności.
Kroki te nie są obowiązkowe. Po dodaniu wymagań prawnych do Mojej listy użytkownik główny może przejść od razu do procesu oceny zgodności.
II. ALGORYTM
Proces oceny zgodności
Wymagania normy ISO PN-EN 14001
Realizacja procesu oceny zgodności poprzez portal wymagania-prawne.pl pozwoli na spełnienie wymagań punktu 4.5.2 „Ocena zgodności” normy PN-EN ISO 14001:2005, a także punktu 4.5.3 „Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze” w zakresie postępowania z niezgodnościami z wymaganiami prawnymi i innymi.
Jedna z dwóch dróg realizacji procesu zakłada wykorzystanie auditów wewnętrznych do przeprowadzenia oceny zgodności w organizacji, co jest zgodne z zaleceniami zawartymi w punkcie A.5.5 Załącznika A normy PN-EN ISO 14001:2005:
„UWAGA 1 Jeżeli organizacja chce połączyć audity systemu zarządzania środowiskowego z auditem zgodności środowiskowej, zaleca się określenie celu i zakresu każdego z tych auditów. Audity zgodności środowiskowej nie zostały uwzględnione w niniejszej normie międzynarodowej.”
Cele procesu
Głównym celem procesu jest wykonywanie okresowej oceny zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi oraz z innymi wymaganiami, do których spełniania organizacja się zobowiązała.
Drugim ważnym celem procesu jest utrzymywanie zapisów wyników okresowych ocen zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi.
Uzyskiwane w procesie zapisy wyników okresowych ocen zgodności obejmują wypełnione formularze, raporty oraz dołączane do nich karty niezgodności. Zapisy te można wydrukować, zapisać w PDF lub utrzymywać na portalu wymagania-prawne.pl.
Odpowiedzialność
Wszystkie kroki w procesie oceny zgodności może wykonać Administrator – czyli użytkownik główny, z którego konta został wykupiony pakiet. Dane użytkownika głównego można zmienić w ramach zarządzania użytkownikami.
Istnieje też możliwość podzielenia się przez Administratora odpowiedzialnością w procesie oceny zgodności z innymi użytkownikami. Poniżej przedstawiono możliwe odpowiedzialności poszczególnych użytkowników:
- Administrator:
- opracowuje Program ocen zgodności oraz Program auditów zgodności,
- wypełnia formularze oceny zgodności dotyczące jego obiektu,
- tworzy plany auditów zgodności jako auditor wiodący,
- wypełnia formularze auditów zgodności, w których pełni rolę auditora,
- sprawdza formularze oceny zgodności / auditów zgodności,
- zatwierdza formularze oceny zgodności / auditów zgodności,
- zmienia status niezgodności w rejestrze niezgodności.
- Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania:
- opracowuje Program ocen zgodności oraz Program auditów zgodności,
- wypełnia formularze oceny zgodności dotyczące jego obiektu,
- tworzy plany auditów zgodności jako auditor wiodący,
- wypełnia formularze auditów zgodności, w których pełni rolę auditora,
- zatwierdza formularze oceny zgodności / auditów zgodności,
- zmienia status niezgodności w rejestrze niezgodności.
- Auditor:
- wypełnia formularze oceny zgodności dotyczące jego obiektu,
- tworzy plany auditów zgodności jako auditor wiodący,
- wypełnia formularze auditów zgodności, w których pełni rolę auditora.
- Pracownik:
- wypełnia formularze oceny zgodności dotyczące jego obiektu.
Postępowanie
Wejściem do procesu oceny zgodności są zidentyfikowane wymagania prawne i inne, dodane do Mojej listy w procesie identyfikacji wymagań. Wszystkie kroki procesu oceny zgodności wykonuje się w module Ocena zgodności.
Moduł ten zawiera narzędzia niezbędne do zaplanowania, wykonania, sprawdzenia i zatwierdzenia okresowych ocen zgodności wraz ze stworzeniem i utrzymywaniem zapisów, dokumentujących te działania.
Powyższe działania można przeprowadzić, wybierając jedną z dwóch dróg, zilustrowanych na poniższym algorytmie:
- poprzez Program ocen zgodności – jest to droga samooceny – poszczególne formularze ocen zgodności wypełniają użytkownicy związani z danym zakresem obszaru (obiektami, aspektami),
- poprzez Program auditów zgodności – jest to droga niezależnej oceny – poszczególne formularze auditów zgodności wypełniają niezależni auditorzy, przydzieleni do danego zakresu obszaru.
Z obu powyższych dróg można korzystać zamiennie. W najbardziej uproszczonej wersji można zaplanować i przeprowadzić jedną kompleksową ocenę zgodności, obejmującą wszystkie wymagania prawne i inne organizacji, które są uporządkowane na formularzu oceny zgodności według haseł zdefiniowanych przez wydawcę portalu. Dzięki temu ocenę zgodności można przeprowadzić nawet w firmie, która nie zdefiniowała swoich własnych aspektów i obiektów.
Administrator lub Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania mogą zarządzać rocznym programem ocen / auditów zgodności, dodając w nim nowe pozycje. Podczas dodawania nowej oceny lub nowego auditu do programu system automatycznie generuje formularze do wypełnienia. Formularze te wypełniają użytkownicy wskazani w programach jako odpowiedzialni (pracownicy lub auditorzy). Wypełnione formularze podlegają sprawdzeniu przez Administratora oraz zatwierdzeniu przez Administratora lub Pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania.
W przypadku zidentyfikowania niezgodności lub potencjalnej niezgodności podczas wypełniania formularzy należy dodać karty niezgodności. Nadzór nad usuwaniem niezgodności odbywa się poprzez Rejestr niezgodności.
II. ALGORYTM
WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr Spółka Komandytowa